保单号码: 8.3

政策部分: 信息技术

修订日期: 2019年1月2日

1.  定义

大写术语的定义见附录A.

2.  政策声明

大学不向员工或其他人提供移动设备或服务作为正常的商业惯例. 本政策规定了大学将提供移动设备或服务的特殊情况，并制定了采购程序, 库存, 计费, 移动服务和移动设备的配置.

3.  目的

本政策的目的是促进符合政府法规的具有成本效益的大学移动设备和移动服务计划, 规定适当使用大学资源, 使大学的生产力和效益最大化.

4.  适用性

此策略适用于所有用户和所有资源, 无论是由信息技术办公室(“OIT”)还是由另一个人或实体管理. 该政策为新大的资源使用提供了最低标准，并不限制个别校园行政或学术单位制定和执行政策. 校园其他地方的现行政策必须遵守本政策.

5.  问题

首席信息官(“首席信息官”)或其指定人员应负责本政策的解释, 解决与部门政策相冲突的问题, 特殊情况下. 在正式审查之后，CIO可以对该政策和/或标准授予例外.

6.  一般要求

1. 只有在下列情况下，大学才会向获授权用户提供流动设备及流动服务，以进行大学的正式业务:
   1. 共享的职责移动设备和移动服务对大学的运作至关重要, 公共安全或合规性;
   2. 移动设备和移动服务 required for sponsored 研究 or funded by a 研究 grant or contract; and
   3. 体育部门教练员的移动设备和移动服务符合NCAA招聘要求的程度.
2. 提出要求的部门必须证明使用流动设备和流动服务的合理性. 所有的请求都必须得到商务和财务副总裁的批准. 学校将报销在国际商务旅行中发生的合理费用, 前提是雇员在旅行前已加入适当的国际计划，并在返回时删除这些计划. 该员工负责监控数据使用情况以控制费用. 任何补偿, 直接收费或由大学支付的新服务必须事先得到商业和财务副校长以及学院或部门的财务指定人员(用于内部研究项目或部门收费)或拨款和合同会计(用于外部和资助研究)的批准。. 新大不会支付, 提供津贴, 或报销个人移动设备和移动服务的费用，除非经业务与财务副总裁和首席信息官批准.
3. 移动设备和移动服务必须从OIT维护的批准供应商和产品清单中选择. 此需求的例外请求必须证明需要例外. 适当的部门经理和CIO必须批准所有例外情况. 采购成本, 维修和保养流动设备和流动服务，以及流动设备和流动服务的所有经常性和非经常性服务费将由提出要求的部门支付.

7.  法规遵循需求

1. 美国国税局(“IRS”)就雇主提供的移动设备和移动服务的补偿性商业理由提供指导. CIO将创建并更新业务证明表格，以满足IRS对雇主提供的移动设备和移动服务的要求.
2. 移动设备收据和移动服务账单必须包含大学财务总监要求的详细程度，并且必须保留三年或大学财务总监规定的记录保留期限中较大者. 大学内部审计部门可以进行定期和随机审计，以确认移动设备和移动服务的商业目的. 如果审计发现缺乏商业理由, 根据本政策，服务将被取消，并可能受到制裁. 每个授权用户必须每年填写一份业务证明表格.

8.  部门经理职责

1. 每个部门经理必须审查并建议批准部门使用移动设备和移动服务的所有理由, 以及所有与辩护有关的文件, 购买, 移动设备和移动服务的维修或保养及付款.
2. 部门经理必须向OIT提交新采购的业务证明表格.
3. 部门经理必须通过填写业务证明表格，每年重新证明部门内每个授权用户使用了所有移动设备和移动服务. 如未能证明授权用户的业务正当理由，将导致取消该授权用户的移动服务并重新分配移动设备.
4. 部门经理必须审核所有移动设备和移动服务的账单，以确保费用合理, 移动设备和移动服务没有过度利用或利用不足, 授权用户的业务相关用途与所选计划相匹配，并适合授权用户的业务需求.
5. 如果受到内部审计服务或外部审计员的审计，部门经理必须提供由大学财务总监为部门使用的所有部门的移动设备和移动服务确定的记录保存期限内的移动设备和移动服务账单.
6. 在收到授权用户将终止雇佣关系的通知后, 部门经理必须通知OIT的客户服务部. 关于终止日期, 部门经理必须收集移动设备并将其交回OIT的客户服务部重新使用或回收.
7. 部门经理可以保留移动设备，以便在部门内重新分配, 前提是该等使用符合本政策第6条的所有要求.

9.  授权用户职责

1. 授权用户必须使用PIN码保护用于大学业务的任何移动设备，并必须采用首席信息官不时规定的其他安全措施. 流动设备及流动服务只可用于与大学公务有关的正式活动.
2. 授权用户如有损坏，须向大学赔偿维修或更换费用, 移动设备丢失或被盗以及第三方未经授权收取的损坏费用, 丢失或被盗是由于授权用户的疏忽或过错造成的，设备不在移动服务计划的保险范围内.
3. 学校自有移动设备和移动服务的授权用户必须通知服务提供商, 立即通知部门经理和OIT的客户服务部, 但不得迟于移动设备丢失或被盗后的一个工作日, 保护大学及授权用户免受未经授权的收费.
4. 授权用户可以在适当的业务理由和部门经理和业务与财务副总裁的批准下升级服务.
5. 购买与业务相关或与业务无关的Apply程序, 发生第三方收费, 手机设备上的附加功能是不允许激活的.
6. 当授权用户不再需要执行部门工作任务或大学终止雇佣时，必须将任何移动设备归还Give部门.

10.  OIT责任

1. 监督和执行大学的移动设备和移动服务合同. 未经校长或主管商业和财务的副校长及首席信息官批准，任何学院不得签订或延长移动设备或移动服务合同.
2. 维护大学社区可用的经批准的移动设备和移动服务的最新列表.
3. 维护一个网页，提供已批准的移动服务和移动设备，以及当前获取移动服务和移动设备的程序, 问题报告, 账单差异调整, 以及解决问题的方法.
4. 提供, 要求, 协助选择, 获批准的流动服务及流动设备, 或者用于下订单.
5. 维护有关移动服务和移动设备互操作性的信息, 安全问题, 以及与移动服务相关的行业标准.

11.  大学财务总监的责任

1. 审查每个业务证明表格是否符合国税局的要求.
2. 提供, 要求, 协助确定商业理由是否符合国税局的要求.

12.  滥用流动设备及服务的后果

被发现违反此政策的员工将根据大学政策受到纪律处分.

附录A:定义

“授权用户” 指任何大学附属人士, 包括, 但不限于大学受托人, 军官, 员工, 学生, Alumni, 志愿者, 捐助者, 客人和承包商, 哪些人可以使用大学采购的流动设备或流动服务.

“首席信息官” 指大学的首席信息官.

“部门经理” 系指在部门经理直接或间接监督下批准员工使用移动设备或移动服务请求的任何具有监督作用的大学员工.

“移动设备” 指移动电话, 智能手机, 数据卡, 热点设备, 平板电脑, 需要接入电信服务提供商网络的附件和其他类似电信设备.

“手机服务” 意味着语音套餐, 短信, 接入电信服务提供商网络的数据计划或其他方法.

“OIT” 指大学资讯科技办公室.

“销” 指个人识别号码或其他密码.

“资源” 指大学的电脑, 通信, 和其他信息技术系统，包括所有硬件, 软件(包括数据和文档), 局域网, 网络系统, 以及存储在此类信息技术系统和任何其他可存储的电子设备或服务上的Apply程序和数据, 传输, 或者接收信息. 资源包括, 但不限于, 服务器, 电脑, 个人电脑, 工作站, 笔记本电脑, 大型机, 微型计算机, 移动设备, 座机电话, 无线设备, 媒体播放器, 存储介质, 计算机网络, 连接到网络服务，如Internet和网页, 订阅外部计算机服务, 网络设备, 以及任何相关的外围设备和软件, 不管是否用于教育, 研究, 服务, 行政或其他用途.

修改后: 2019年1月2日

采用: 2016年9月7日